Ett effektivt sätt att göra din information mer lättillgänglig är att digitalisera den. Det frigör också dyrbar kontorsyta. Det ökar även säkerheten.
Med digitalisering menar vi skanning. Vi har den utrustning som krävs för att skanna allt från små kvitton upp till stora ritningar. Vi räds inte udda format. Med vår moderna skanningsutrustning kan vi även OCR-tolka text för att göra den sökbar. Vi kan tolka i färg. Vi kan även digitalisera pappersritningar till CAD-format.
Pärmar är mycket kostnadseffektivt att digitalisera. Är det fråga om välstrukturerad information kan de registreras utifrån den information som finns på pärmrygg eller innehållsförteckning. Är det fråga om mer ostrukturerad information kan OCR-tolkning av hela innehållet vara aktuellt. Resultatet kan vara dokument i format PDF/A med tolkad text, och med kompletterande metadatafiler i XML med sökord och välordnad strukturinformation. Ritningar kan digitaliseras med god noggrannhet och levereras som PDF/A eller i CAD-format.
Läs mer om Arkinet e-Arkiv, Arkinet Ärende och Arkinet Dokument, samt även våra tilläggstjänster.
Digitalisera processer
Fler och fler processer i samhället och affärsvärlden övergår till att vara helt digitala. Processer med små pappersbaserade steg kan vara väldigt kostsamma och bromsa ett annars effektivt arbete. Sådana brytande steg kan exempelvis vara pappersblanketter, signaturer eller utskick med brev.
Vi kan hjälpa er att nå högre effektivitet genom att hantera dessa steg åt er, och i förlängningen eliminera dem helt från era processer. Blanketter kan skannas och tolkas, och informationen hanteras vidare digitalt i Arkinet eller exporteras till era andra stödsystem. E-signaturer ersätter behovet av signaturer på papper. Vi har lösningar för säkra e-signaturer, och kan även skapa anpassade digitala dokument utifrån avtalsmallar. Vi kan effektivt skapa returbrev till kunder och leverantörer, skriva ut och posta dem eller skicka informationen digitalt med hjälp av e-post eller SMS.
Nyttoeffekter
- Effektivare processer och undvikande av ledtider genom att automatisera digitalisering i form av skanning, e-signering och meddelandeutskick.
- Med informationen tillgänglig digitalt ökar du åternyttjandet tiofalt*. Den gör nytta för din organisation, istället för att vara låst och svåråtkomlig.
- Kostnadsbesparing genom att frigöra dyr kontorsyta, eller minska belastningen på överfyllda arkivlokaler.
- Risken för informationsförlust till följd av brand eller vattenskada undviks. Även risken för otillbörlig åtkomst eller att informationen ”får fötter” elimineras.