Effektiv personaladministration

Att hantera rekrytering, utveckling och avveckling av personal innebär mycket pappersarbete. Många HR-administrativa system har dock inget stöd för hanteringen av dokument som anställningsavtal, överenskommelser om lönejusteringar och förmåner, omplaceringserbjudanden eller olika typer av intyg. Med Arkinet e-Arkiv får behöriga personer snabbt överblick över all dokumentation som rör en medarbetare.

Utöver löneadministration och olika former av rapportering är några av de huvudsakliga arbetsområdena för HR att hitta och rekrytera nya medarbetare, att utveckla den befintliga personalen och att sköta avvecklingen av medarbetare. Arbetsuppgifter som innebär omfattande utbyte av information och dokumentation av överenskommelser, som ofta kräver en signatur av både arbetsgivaren och den anställde.

Ofta sparas dessa dokument i pappersform hos medarbetarna på HR, vilket gör det svårt att hitta dem tillräckligt snabbt, samtidigt som det ställer höga krav på säkerheten då innehållet i dokumenten är känslig information.

Med Arkinet e-Arkiv kan all sådan dokumentation arkiveras digitalt och göras tillgänglig på ett par sekunder. Det rollbaserade säkerhetssystemet säkerställer dessutom att inga obehöriga kommer åt informationen.

Rekrytering

Vid rekrytering av personal är det inte alltid självklart hur dokument som ansökningar med följebrev och CV, intyg och betyg med mera ska hanteras. Att de kommer in både i pappersform, via e-post eller webbformulär gör inte saken enklare. Med Arkinet e-Arkiv kan alla dessa dokument enkelt arkiveras och sorteras per sökande och per tjänst, oavsett ursprungligt format. Pappersdokument skannas och digitala handlingar kan importeras direkt till e-arkivet.

När en ny medarbetare signerar ett anställningsavtal, skickas det till Coor för skanning. Coor preparerar, skannar och indexerar avtalet, dvs registrerar det för snabb återsökning. Det digitala avtalet importeras automatiskt och arkiveras i Arkinet e-Arkiv medan pappersavtalet läggs för fysisk arkivering hos Coor eller hos er. Genom att förebereda avtalen för skanning kan de med OCR-tolkning registreras helt automatiskt.

Utveckling

Vid introduktion av nya medarbetare brukar ett antal olika dokument behöva signeras som kvittenser av passerkort, nycklar eller utrustning, avtal gällande tjänstebil och överenskommelser om insättning av lön på medarbetarens konto.

När medarbetaren har varit anställd en tid kan det bli aktuellt att dokumentera något av följande:

  • Villkorsförändringar
  • Intyg från utbildningar, utbildningsplaner
  • Ansökningar om ledighet
  • Omplaceringserbjudanden
  • Rehabilitering
  • Förmåner

All sådan dokumentation kan arkiveras i Arkinet e-Arkiv. Även sådant som lönekörningar och lönespecifikationer kan arkiveras. Med Arkinet Dokument kan mallar för dokumenten designas för att förenkla hanteringen ytterligare.

Avveckling

Då en medarbetare slutar på företaget är det dags att upprätta dokument som:

  • Bekräftelse av uppsägning
  • Arbetsintyg
  • Tjänstgöringsbetyg

På samma sätt som för ovan nämnda dokumenttyper förenklas hanteringen med Arkinet e-Arkiv och Arkinet Dokument.

Nyttoeffekter

  • Med Arkinet e-Arkiv får du ett väl strukturerat digitalt avtalsarkiv, som också kan användas för andra typer av dokument. Återsökningen av arkiverade dokument sker mycket enklare och snabbare vilket sparar tid och därmed pengar.
  • Ordning och reda i avtalsarkivet gör det enklare och mer kostnadseffektivt att hantera olika typer av personalärenden och att hålla reda på vilka överenskommelser som gäller för varje anställd.
  • Behörighetssystemet säkerställer att endast de medarbetare som ska ha tillgång till en viss arkiverad handling kan söka fram och ta del av denna.
  • Ärendehanteringsfunktionerna säkerställer att ingenting "ramlar mellan stolarna" i samband med rekrytering, uppdatering av villkor eller avveckling av personal.
  • Coor skannar och importerar pappersbaserade dokument till e-arkivet vilket avlastar dig och dina kollegor.

Referenscase: Hantering av HR-relaterade dokument hos Telia

Telia beslutade under 2010 att arkivera alla personalrelaterade handlingar digitalt i Arkinet e-Arkiv. Samtidigt tog man också beslut om att digitalisera äldre handlingar, som endast fanns i pappersform, fr o m 2007 och framåt. Dessa skannas tillsammans med nyligen upprättade dokument av Coors skanningscentral i Luleå.

Äldre handlingar från 1993-2006 arkiveras som tidigare fysiskt i personmappar/akter. Handlingar som är av tidigare datum än 1993 har skickats till Riksarkivet där de har fördelats på åtta landsarkiv. De senare handlingarna har registrerats i Arkinet som en egen dokumentkategori. Om en sådan handling behöver sökas fram gör användaren en beställning i Arkinet med funktionen Beställ fysisk återsökning. Arkinet väljer med automatik till vilket landsarkiv beställningen skickas med utgångspunkt från personnumret i personalakten. Leverans via e-post eller kopia i posten.

Vissa nyanställningar, utlåning av utrustning, löneförändringar, personalutlån och annat hanterar Telia digitalt med webbformulär och digital signering. En kopia i PDF-format sänds till Arkinet för arkivering för HR's räkning.